Analiza problemu i celu projektu

Przeprowadzenie analizy problemu i celu projektu to jeden z najważniejszych etapów, prac przygotowawczych działań projektowych. Analiza problemu to w rzeczywistości identyfikacja możliwych zagrożeń i trudności, które należy rozwiązać w wyniku realizacji projektu. Tworzona jest według schematu: problem – skutek – przyczyna. Do jej poprawnego wykonania powinien zostać zaangażowany możliwie jak największy zespół interesariuszy projektu, ponieważ rozpoznanie ich wątpliwości oraz ewentualne zapoznanie się z innymi aspektami zdefiniowanego problemu pozwala stworzyć porozumienie, co do określenia głównego problemu, na który odpowiada projekt.

Analiza problemu

Źródło: opracowanie własne.

Analizę rozpoczyna zdefiniowanie problemu. Jak pokazuje powyższa ilustracja, w omawianym przypadku jest to „ograniczenie możliwości prowadzenia działalności gospodarczej w gminie XYZ”. Należy pamiętać, że zdefiniowany problem realnie istnieje i nie jest oderwany od rzeczywistości, stanowiąc element łańcucha przyczynowo-skutkowego. Jeżeli problem zostanie źle zdefiniowany, może się okazać, że nie tylko cała analiza zostanie źle przeprowadzona, lecz także rozwiązanie problemu nie będzie możliwe. Po poprawnym zdefiniowaniu problemu, określany jest jego skutek, który nastąpi, jeżeli problem nie zostanie złagodzony. W przedstawionym przypadku skutkiem jest „rosnące bezrobocie i pogorszenie warunków życia”. Następnie definiujemy przyczyny bezpośrednie zaistniałego problemu: „niska aktywność gospodarcza, brak wiedzy na temat prowadzenia działalności gospodarczej i ograniczony dostęp do kapitału”. Każda przyczyna główna jest tworzona przez podprzyczynę. I tak w omawianym przypadku „brak informacji na temat możliwości zakładania mikroprzedsiębiorstw oraz brak motywacji mieszkańców”, powodują „niską aktywność gospodarczą”. Natomiast „brak ośrodków szkoleniowych” skutkuje „brakiem oferty szkoleniowej”, który z kolei powoduje „brak wiedzy na temat prowadzenia działalności gospodarczej”. Trzecią główną przyczynę analizowanej sytuacji generuje „słaba informacja o możliwości wsparcia oraz skomplikowane procedury”. Pomiędzy przyczynami głównymi a podprzyczynami powinny występować zależności przyczynowo-skutkowe, czyli element znajdujący się poniżej musi powodować element znajdujący się powyżej, który staje się jego skutkiem.

              Kolejnym etapem jest analiza celu, który wynika ze zidentyfikowanego problemu, wraz ze wskazaniem środków do jego realizacji. Analizę celu można traktować jako uzasadnienie realizowanego projektu. Tworzy się ją według schematu: cel – rezultat – środek.
              Przeprowadzając analizę celu, należy wskazać efekt, jaki będzie można uzyskać dzięki realizacji projektu, cel bezpośredni oraz cele pośrednie (czyli środki główne). W praktyce projektowej analiza celu zakłada przeformułowanie zidentyfikowanego problemu na cel, poprzez zamianę zidentyfikowanych zjawisk negatywnych na pozytywne działania. Etapy analizy celu obejmują: opis przyszłej sytuacji, do której dążymy, realizując dany projekt; opis proponowanych rozwiązań; zamianę problemu na cel i przyczyn na środki

Analiza celu

Źródło: opracowanie własne.

              W analizie celu hierarchię przyczynowo-skutkową zastępuje zasada „przez środek do celu”. Analizując powyższy rysunek, można stwierdzić, że opracowanie i wdrożenie systemu motywacyjnego i rozwój zdolności interpersonalnych spowoduje zwiększenie motywacji do działania, co przyczyni się do polepszenia jakości obsługi klienta czego efektem będzie poprawa wizerunku zewnętrznego jednostki XYZ. Podobnie jak w analizie problemu, w analizie celu pomiędzy środkami prowadzącymi do jego osiągnięcia powinny występować pionowe zależności. Co oznacza, że element znajdujący się poniżej musi być środkiem prowadzącym do celu znajdującego się powyżej. Co należy zrobić, jeżeli nie uda się zamienić zidentyfikowanego problemu na cel oraz przyczyn na środki? W takim wypadku należy powrócić do początku, czyli analizy problemu, ponieważ najprawdopodobniej źle została przeprowadzona, np. zbyt ogólnie zidentyfikowany problem.

dr inż. Przemysław Dubel
Centrum Projektów i Ekspertyz
Wydziału Zarządzania UW

Kontynuuj lekturę i przeczytaj cz. III- Ewaluacja i kontrola projektów.

Nie czytałeś/-aś pierwszej części? Kliknij tutaj! Cz. I- Przygotowanie projektu