Oprogramowanie biznesowe to dowolny program komputerowy lub zestaw aplikacji komputerowych wykorzystywanych przez użytkowników biznesowych do wykonywania różnych zadań związanych z prowadzoną działalnością. Takie oprogramowanie służy do zwiększania produktywności, oszczędzania czasu i efektywniejszego działania firmy. Obszary zastosowania to m.in.: księgowość, finanse, zasoby ludzkie, marketing, technologie informacyjne, zarządzanie projektami czy zarządzanie produkcją.

Jednym z częstszych zastosowań jest oprogramowanie księgowe. Tego typu oprogramowanie używane jest do śledzenia wszystkich przepływów pieniężnych i transakcji finansowych dokonywanych w firmie. Większość programów księgowych udostępnia raporty, takie jak dochód lub strata za dany okres. Oprogramowanie księgowe może również stanowić wsparcie do zarządzania zasobami ludzkimi lub relacjami z klientem. Jednymi z najbardziej znanych rozwiązań w tym zakresie w Polsce są: Fakturownia, ifirma.pl, inFakt, wFirma.

Możliwości zastosowania systemu zarządzania zasobami ludzkimi HRMS (ang. Human Resource Management System) obejmują procesy związane z zatrudnianiem, szkoleniem, utrzymaniem, zarządzaniem i wynagradzaniem pracowników. HRMS wspomoże firmę w licznych zadaniach, zaczynając od rekrutacji do zarządzania pakietami świadczeń pracowniczych, planami emerytalnymi, wynagrodzeniami pracowniczymi, zasadami i procedurami dotyczącymi świadczeń oraz weryfikacją samych pracowników i ich uprawnień. Z licznych dostępnych rozwiązań można wspomnieć o: Sage HR, HRappka, HRsys, Kadromierz.

Zarządzanie relacjami z klientami to także kolejne ważne zastosowanie systemów oprogramowania biznesowego. CRM (ang. Client Relation Management) to akronim używany do tego obszaru działalności firmy. Właściwe zarządzanie relacjami z klientami pomaga firmom w pozyskiwaniu potencjalnych zainteresowanych kontrahentów oraz pielęgnowaniu relacji z dotychczasowymi klientami. Główną zaletą korzystania z oprogramowania do zarządzania relacjami z klientami jest usprawnienie działań oraz redukcja kosztów marketingowych i administracyjnych. Skuteczna implementacja CRM prowadzi do zwiększenia rozpoznawalności marki, lojalności klientów i ich satysfakcji. Korzystając z CRM, firmy uzyskują dostęp do preferencji, oczekiwań i wymagań swoich klientów. Spośród dostępnych rozwiązań można wymienić m.in.: Vtiger, Bitrix24, Sugester, Zoho CRM.

Efektywne zarządzanie czasem i zasobami wymaga planowania i organizacji zadań. Z pomocą może przyjść oprogramowanie do zarządzania projektami, które pomoże ustalać priorytety zadań i śledzić ich przebieg. Dzięki niemu uzyskamy szerszą perspektywę, widząc, które zadania są najpilniejsze, a które mogą poczekać. W ten sposób, firmy mogą przygotować się do rozwiązywania szybko pojawiających się problemów. Oprogramowanie do zarządzania projektami pomaga upewnić się, że nie tracimy czasu na nieistotne zadania i koncentrujemy swoją uwagę tam, gdzie jest to naprawdę potrzebne. Spośród popularnych rozwiązań można wymienić: Trello, Asana, Jira, Microsoft Project.

Projekty pracy zespołowej często wymagają, aby zespoły współpracowały online, zwłaszcza w dobie pandemii, co może prowadzić do wielu problemów z produktywnością. Komunikatory i ich integracje z oprogramowaniem do zarządzania projektami pozwalają łatwo utrzymać wszystkich w pracy nad zadaniem i zapewnić prawidłowy przepływ informacji w firmie. Pośród tego typu rozwiązań popularność ostatnimi czasy zyskała platforma Zoom jako narzędzie do telekonferencji, ale na uwagę zasługują także: Skype, Google Hangouts, Microsfot Teams, Slack.

Firmy, które potrzebują indywidualnych funkcjonalności, mogą zdecydować się na oprogramowanie na zamówienie, co jednak może wiązać się z wyższymi kosztami. Pozostałe, które nie mają unikalnych wymagań, powinny rozważyć wykorzystanie gotowych rozwiązań. Niektóre rozwiązania posiadają moduły łączące wiele wspomnianych obszarów. Oprogramowanie łączące w sobie kompleksowe narzędzia do zarządzania zasobami w firmie nazywane jest systemem ERP (ang. Enterprise Resource Planning). Ważne jest, aby zrozumieć potrzeby firmy przed wyborem właściwego oprogramowania i zapewnić pracownikom odpowiednie szkolenie.

Sylwester Maleszka
WingsBridge