Zarówno zakładanie, jak i prowadzenie własnej działalności wiąże się z koniecznością wykonania wielu różnych czynności w określonym czasie. Poziom skomplikowania rośnie m.in. w zależności od wyboru formy prowadzenia działalności gospodarczej. Sposobem pozwalającym na sprawne, a jednocześnie właściwe założenie swojej działalności, jak i późniejsze jej prowadzenie jest skorzystanie z metodyk zarządzania projektami. Pozwalają one na poukładanie w optymalny sposób wszystkich niezbędnych zadań do wykonania, rozkładając je w określonym czasie. W niniejszym artykule można znaleźć kilka przydatnych wskazówek dotyczących implementacji ww. metodyk w praktyce.
Zacznijmy od pomysłu
Niezbędny do stworzenia i prowadzenia własnej działalności, w pierwszej kolejności, jest odpowiedni pomysł. Wykorzystywane przy projektach metody generowania i dopracowywania pomysłów w tym przypadku mogą być bardzo pomocne. Jednym z ciekawych i relatywnie prostych sposobów, zwłaszcza jeżeli pracujemy w zespole, jest burza mózgów. Pozwala ona na wygenerowanie dużej liczby różnych pomysłów. Należy tu pamiętać, że każde nawet najbardziej abstrakcyjne hasło, może być źródłem dalszych inspiracji.
Kolejna, równie przydatna, zwłaszcza przy doprecyzowaniu „projektu firma”, jest mapa myśli. Rozłożenie na czynniki pierwsze całej idei pozwala m.in. na wydzielenie niezbędnych części firmy oraz działań do podjęcia, by ją założyć.
Ostatnia, warta wymienienia jest metoda MoSCoW, umożliwiająca właściwe zdefiniowanie wymagań projektu oraz dodatkową weryfikację pomysłów.
Zadania i harmonogram
Choć pomysł to podstawa, to samo zakładanie działalności gospodarczej jest związane z szeregiem czynności do wykonania i wniosków do złożenia. Na przykład przed założeniem działalności należy m.in.:
- sprawdzić, czy można prowadzić działalność gospodarczą w Polsce,
- zweryfikować konieczność rejestracji firmy,
- wybrać nazwę,
- wybrać miejsce prowadzenia i adres,
- wybrać odpowiedni kod PKD,
- zweryfikować i zdobyć ewentualne pozwolenia,
- wybrać formę rozliczania podatków,
- wybrać księgowości,
- zweryfikować konieczność płacenia ZUS,
- zweryfikować i ewentualnie skorzystać z podpisywania on-line,
- dokonać formalnej rejestracji.
W takim przypadku nieodzownym narzędziem może być lista zadań wraz z harmonogramem. Ważne jest określenie odpowiedniej kolejności zadań, zależności między nimi oraz czasu niezbędnego do ich wykonania. Prezentacja graficzna w formie wykresu Gantta umożliwi szybką weryfikację miejsca, w którym obecnie się znajdujemy z realizacją zadań. Jednocześnie, w przypadku np. konieczności ponoszenia określonych kosztów, taki wykres będzie pomocny w ocenie terminów i kwot niezbędnych wydatków. Pozwoli to na pełne przygotowanie, w tym także zaplanowanie optymalnego czasu pozyskiwania zewnętrznego finansowania.
Wykorzystanie list zdań i harmonogramu nie odnosi się jedynie do etapu zakładania przedsiębiorstwa, ale także do jego funkcjonowania w czasie, do rozpoczynania nowych inicjatyw, a także do kontroli ich wykonania. Dzięki stosowaniu odpowiednich narzędzi informatycznych (wspierających zarządzanie projektami) możliwe jest stworzenie także stałej listy czynności, np. realizowanych w każdym miesiącu i odtwarzanie ich celem sprawnego prowadzenia działalności.
Traktowanie firmy jako projekt umożliwia zarówno sprawne zakładanie, jak i prowadzenie działalności gospodarczej. Grunt to wykorzystywanie odpowiednich metod i narzędzi w odpowiednim czasie. Pamiętajmy, różne metody i metodyki mogą być pomocne na różnym etapie i mogą być znacznym ułatwianiem dla nas i naszego zespołu.
Marcin Darecki
WingsBridge
Wydział Zarządzania UW
