Wybór odpowiedniego modelu outsourcingu jest istotnym aspektem dla każdej firmy rozważającej wydelegowanie części zadań i procesów swojej działalności. Decyzja ta obejmuje kluczowe aspekty, takie jak: wybór kraju lub regionu, ocena lokalnego lub globalnego kontekstu biznesowego firmy, ocena obecnych możliwości i perspektyw delegowania zadań, przegląd wewnętrznych procedur i ram zarządzania działaniami outsourcingowymi. Jedną z podstawowych decyzji dotyczących outsourcingu, jakie każda firma musi podjąć, jest określenie zakresu działań do zlecenia na zewnątrz i tych, które mają pozostać wewnątrz dotychczasowych struktur.
Zleceniodawca outsourcingu musi określić swoje wymagania dotyczące zarządzania dostawcami. Obejmuje to określenie procesów i funkcji, które firma zleci na zewnątrz oraz ich relacji do procesów wewnętrznych firmy. Pozwoli to przygotować zakres delegowanych usług, budżet firmy i inne niezbędne informacje do zlecenia outsourcingu. Należy również określić poziom gwarantowanego świadczenia usług (SLA). Będzie to stanowić podstawę do oceny wydajności i kontroli przestrzegania umowy. Jest to szczególnie istotne w przypadku outsourcingu procesów z dziedziny IT, takich jak konserwacja aplikacji i sieci. Zawarcie w umowie SLA jest podstawą zapewnienia sprawnej współpracy.
Redukcja kosztów firmy to kolejny kluczowy czynnik, który decyduje o sukcesie lub porażce outsourcingu. Zarządzanie umowami outsourcingowymi ma zasadnicze znaczenie dla dostarczania wysokiej jakości pracy przy możliwie najniższych kosztach. Można to osiągnąć dzięki określeniu dokładnego modelu rozliczeń. Dostawcy muszą zapewniać gwarantowany poziom wydajności. W tym celu firma musi ocenić doświadczenie dostawcy outsourcingu w dostarczaniu na czas i po ustalonej cenie.
Innym ważnym aspektem zarządzania outsourcingiem jest posiadanie procedur oceny zgodności. Aby zapewnić efektywny przepływ transakcji outsourcingowych, ważne jest, aby osoby odpowiedzialne za zarządzanie dostawcami dokładnie sprawdzały dostawców przed podpisaniem umowy. Oceny zgodności obejmują weryfikację praktyk informatycznych i biznesowych firmy, ocenę i audyt, zarządzanie ryzykiem oraz wdrażanie narzędzi i metod zarządzania audytem. Dostawcy outsourcingu powinni podlegać okresowym przeglądom i audytom przeprowadzanym przez zespół zarządzający dostawcami w celu zapewnienia zgodności z umowami licencyjnymi i zachowania najlepszych praktyk biznesowych.
Ostatnim, ale nie mniej ważnym aspektem zarządzania outsourcingiem jest ostateczna decyzja o wyborze partnera outsourcingowego. Istnieją trzy główne kryteria decyzyjne, które należy brać pod uwagę przy podejmowaniu decyzji, czy zlecić zadania na zewnątrz: okres obowiązywania umowy, nakład pracy wymagany do opracowania projektu lub obowiązków oraz wartość zleconych zadań do firmy outsourcingowej. Ważne jest, aby firma jasno zdefiniowała swój proces decyzyjny w zakresie outsourcingu, aby ułatwić skuteczne podejmowanie decyzji.
Każda umowa outsourcingowa cechuje się unikalnymi warunkami, które mają kluczowy wpływ na cały proces outsourcingu. Odpowiedzialność zespołu zarządzającego jest kluczowa przy analizie niniejszych warunków, negocjowaniu umowy i utrzymywaniu relacji pomiędzy zleceniodawcą a zleceniodawcą. Zaangażowanie kierownika kontraktu outsourcingowego jest niezbędne do nadzorowania umowy outsourcingowej, zapewnienia zgodności z wymogami licencyjnymi i innymi wymogami prawnymi. Kluczowe jest także zapewnienie wykorzystania zasobów w możliwie najbardziej efektywny kosztowo sposób. Przyjęcie odpowiedniego i zrównoważonego podejścia do delegowania zadań zwiększa wydajność, obniża koszty i przyciąga nowych klientów.
Sylwester Maleszka
WingsBridge
