Przygotowanie projektu

Zgodnie z zasadami pisania wniosku o dofinansowanie projektu do podstawowych dokumentów, z których korzystają Projektodawcy możemy zaliczyć: podręcznik przygotowywania wniosków o dofinansowanie, ogłoszenie o konkursie, materiały uzupełniające znajdujące się na stronach instytucji ogłaszającej konkurs (takie jak np. wytyczne szczegółowe), zasady korzystania z  Generatora Wniosków Aplikacyjnych[1], oraz kryteria wyboru projektów.

Schemat „ścieżki” przez, którą przechodzimy po podjęciu decyzji o udziale w konkursie (zgodnie z Cyklem Życia Projektu)[2] prezentuje poniższa ilustracja:

Źródło: opracowanie własne

Jednym z najważniejszych elementów zaprezentowanej „ścieżki” Projektodawcy jest etap przygotowania wniosku o dofinansowanie projektu, w którym to opisujemy m.in. charakterystykę projektu oraz jego budżet.
Zgodnie z instrukcją wypełnienia wniosku charakterystyka projektu zawiera m. in.:

• Uzasadnienie potrzeby realizacji projektu, przez wskazanie konkretnego/konkretnych problemu/ów, do rozwiązania których przyczyni się realizacja projektu. Należy również wskazać cel ogólny projektu oraz cele szczegółowe projektu. Cel ogólny projektu powinien wynikać bezpośrednio ze zdiagnozowanych problemów, jakie projektodawca chce rozwiązać w wyniku realizacji projektu. Cele szczegółowe powinny wpływać na realizację celu ogólnego, którego są rozbiciem koniecznym do osiągnięcia celu ogólnego i w swoim założeniu mają spełniać kryterium SMART, czyli muszą być:
  • Specyficzne – dostosowane do problemu, konkretnie opisane,
  • Mierzalne – określone w wymiernych liczbach,
  • Akceptowalne/trafne – uzgodnione z partnerami i innymi kluczowymi osobami. Jednym ze sposobów udowodnienia kryterium akceptowalności jest jego odniesienie do uzgodnionych społecznie dokumentów mających charakter strategiczny dla danego obszaru. Określone cele muszą bezpośrednio wynikać z opisanej wcześniej sytuacji oraz obejmować wszystkie przyczyny powstania problemu.
  • Realne – możliwe do zrealizowania, zadania przedstawione we wniosku o dofinansowanie powinny być ściśle związane z celem i w oczywisty sposób zmierzać do jego realizacji.
  • Terminowe – określone w czasie w jakim mają być osiągnięte. Kryterium to jest ściśle związane z podstawowych parametrem każdego projektu, jakim jest czas (obok zasobów i budżetu). Każde przedsięwzięcie projektowe musi być ściśle określone w czasie. Czas, zawsze musi być odpowiednio dobrany do problemów i potrzeb, w odpowiedzi na które powstał projekt.

Reasumując poprawnie sformułowane cele są krótkie, proste, zgodne z misją organizacji, odpowiadają na pytanie – gdzie, kiedy i dla kogo? oraz prezentują jakie narzędzia zostaną zastosowane do zmierzenia efektów.

• Opis grupy docelowej – przedstawienie osób, które zamierzamy objąć wsparciem w ramach projektu oraz uzasadnienie wyboru spośród wskazanych potencjalnych grup w Szczegółowym Opisie Priorytetów PO KL i dokumentacji konkursowej. Należy również opisać sposób rekrutacji do projektu oraz w jaki zasada równych szans została uwzględniona w projekcie.
• Rezultaty i produkty – w tej części należy opisać rezultaty miękkie jak i twarde oraz produkty, które zostaną osiągnięte w wyniku realizacji projektu. W przypadku projektów współpracy ponadnarodowej należy wskazać rezultaty i produkty, których nie udałoby się osiągnąć bez nawiązania współpracy. Jest to opis korzyści jakie osiągną uczestnicy projektu. Korzyści te oceniane są w odniesieniu do kosztów jakie generuje projekt Rezultaty umożliwiają też ocenę na ile cele pośrednie i bezpośrednie projektu zostały zrealizowane.
• Wartość dodana projektu – Nie można w sposób jednoznaczny podać „przepisu” na określenie wartości dodanej projektu, gdyż każdy projekt ma swój charakter oraz realizowany jest w określonym środowisku. Bardzo często wartość dodana projektu utożsamiana jest z osiągnięciem dodatkowych rezultatów, niewynikających bezpośrednio z celów projektu. Przez wartość dodaną można rozumieć m. in.: osiągnięcie dodatkowych rezultatów, takich jak wyższe lub uzupełniające kwalifikacje, osiągnięcie rezultatów innych niż rezultaty osiągane w ramach dotychczasowych działań, dostarczenie usług, które byłyby nieosiągalne bez wsparcia z EFS, kompleksowe wsparcie ukierunkowane na rozwiązanie problemów nie wynikających bezpośrednio z celów projektu.
• Potencjał i zarządzanie – jest częścią, w której projektodawca opisuje swoje doświadczenie i partnerów (jeśli występują). Należy także opisać projekty aktualnie realizowane i zrealizowane w okresie ostatnich trzech lat, wskazując m.in. cele projektu, wielkość grupy docelowej, wartość projektu, okres realizacji oraz wskazać, czy zostały osiągnięte zakładane rezultaty. W zakresie zarządzania przedstawiamy, jak wygląda struktura zarządzania, jaki zespół zostanie zatrudniony ze szczególnym uwzględnieniem roli partnerów i podwykonawców (jeżeli występują). Projektodawca przedstawia jakie występują wzajemne powiązania pomiędzy poszczególnymi stanowiskami. W przypadku zlecania części projektu na zewnątrz konieczne jest opisanie zadań, które zostaną zlecone i sposobu wyboru wykonawców.

Budżet projektu jest podstawą do oceny kwalifikowalności i racjonalności kosztów. Powinien wynikać z opisanych wcześniej działań, zadań i ich etapów. W szczegółowym budżecie projektu ujmowane są wydatki kwalifikowalne, zgodnie z zapisami w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków. W zależności od typu projektu, budżet może być podzielony na koszty bezpośrednie (czyli takie, które możemy bezpośrednio przypisać do poszczególnych działań np. koszty szkoleń, podwykonawstwa itp.) i koszty pośrednie.
Koszty pośrednie stanowią koszty związane z obsługą techniczną projektu, których nie można bezpośrednio przyporządkować do konkretnego zadania realizowanego w ramach projektu. Zaliczamy do nich m. in.:

• Koszty zarządu np. kierownika jednostki.
• Koszty obsługi księgowej.
• Koszty obsługi kadrowej.
• Opłaty administracyjne (np. najem powierzchni, czynsz itp.).
• Amortyzacja
• Opłaty za media.
• Koszty ochrony.
• Koszty ubezpieczeń.
• Sprzątanie pomieszczeń.

W konkursach współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach kosztów występują koszty cross-financingu, który umożliwia zakup oraz leasing sprzętu rozumianego jako środki trwałe, pozostały sprzęt i wyposażenie, dla którego prowadzona jest ewidencja oraz dostosowanie budynków, pomieszczeń i miejsc pracy do potrzeb realizowanego projektu.
Szczegółowy schemat przygotowania projektu prezentuje poniższa ilustracja:

Źródło: opracowanie własne

              Tworząc nowy projekt musimy pamiętać o jego specyficznym charakterze, dlatego warto jest zapoznać się z bazami danych już realizowanych projektów, które można odszukać na stronach instytucji regionalnych (np. na Mazowszu, Jednostka Wdrażania Programów Unijnych – https://mazowia.eu) oraz centralnych np. Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii (https://www.gov.pl/web/rozwoj-praca-technologia).

dr inż. Przemysław Dubel
Centrum Projektów i Ekspertyz
Wydziału Zarządzania UW

Zapraszamy do przeczytania kolejnych artykułów z serii Projekty w praktyce, czyli od pomysłu do sukcesu, czyli cz. II- Analiza problemu i celu projektu oraz cz. III- Ewaluacja i kontrola projektów.

[1] Generator Wniosków Aplikacyjnych to narzędzie służące do przygotowania wniosku o dofinansowanie projektu ze środków
pochodzących z Europejskiego Funduszu Społecznego lub Europejskiego Funduszu Rozwoju regionalnego. Aplikacja umożliwia tworzenie i edycję wniosków o dofinansowanie projektów.

[2] PCM, czyli cykl życia projektu to następujące po sobie etapy realizowanego projektu. Charakter i struktura zarządzania projektem determinuje liczbę i rodzaj tych etapów.