Jednym z najbardziej istotnych aspektów dofinansowania projektów ze środków unijnych jest prawidłowe ich rozliczenie, co wiąże się z właściwym uzasadnieniem kwalifikowalności wszystkich poniesionych kosztów, które zostały wykazane w ramach realizacji projektu. W celu prawidłowego rozliczenia każdego projektu unijnego bardzo istotną rolę odgrywają zasady wykazywania kwalifikowalności kosztów i formy wykazania kosztów w projekcie, które mogą się różnić w zależności od programu, z którego pochodzi dofinansowanie.
W tym artykule skupimy się na rozliczeniu projektów unijnych w ramach programu Horyzont 2020.
Od czego zacząć?
Na początek musimy rozpoznać strukturę kosztów w ramach środków dofinansowania. Koszty w projektach najczęściej są podzielone według następujących kryteriów:
- rodzaj kosztu: koszty bezpośrednie i koszty pośrednie (przykładowo 75% i 25% odpowiednio);
- kategoria kosztów: koszty osobowe, koszty podróży, subcontracting, subgranting, inne towary i usługi;
- inne kategorie podziału w zależności od tego, w jaki sposób zostały przypisane koszty we wniosku o dofinansowanie (np. każdy wydatek może zostać przypisany do konkretnego zadania i wtedy w sprawozdaniu wykazujemy poniesione koszty według zadań).
Poniżej wymieniono kilka głównych zasad kwalifikowalności kosztów w projektach unijnych. Koszty muszą być:
- rzeczywiście poniesione,
- wydatkowane w okresie trwania projektu,
- związane z realizacją zadań w projekcie,
- przewidziane we wniosku o dofinansowanie/w budżecie projektowym,
- prawidłowo udokumentowane i ujęte w księgach rachunkowych,
- wydatkowane zgodnie z zasadami racjonalności, oszczędności i wydajności.
Każdą z z powyższych zasad kwalifikowalności kosztów rozpatrzymy w ramach rozliczenia kosztów osobowych, kosztów podróży i innych towarów i usług:
Koszty osobowe zazwyczaj (jeśli nie mamy do czynienia z projektem inwestycyjnym) są największym źródłem wydatków w projekcie. Z tego względu wynagrodzenia są poddane analizie i kontroli w najwyższym stopniu. Koszty osobowe wymagają bardzo szczegółowej i precyzyjnej analizy, dokładnego udokumentowania i uzasadnienia. W zależności od zasad rozliczania projektu koszty osobowe zwykle są rozliczane na podstawie ewidencji czasu pracy, który jest poświęcony na realizację zadań projektowych na podstawie kart czasu pracy. Karty czasu pracy są prowadzone miesięcznie i są zatwierdzane przez pracownika i kierownika projektu. Istotną kwestią kosztów osobowych w projekcie są stosowane stawki wynagrodzeń. Najczęściej obserwujemy zasadę racjonalnego i oszczędnego wydatkowania, która w tym przypadku polega na stosowaniu stawek wynagrodzeń nie wyższych niż średnie obowiązujące w ramach jednostki na podobnych stanowiskach. Nie powinniśmy też stosować innych zasad wynagradzania niż stosowane w jednostce (np. wypłata premii). W celu uzasadnienia kosztów osobowych każdy pracownik powinien mieć zakres obowiązków odpowiedni do realizacji zadań projektowych, zatwierdzony przez kierownika projektu i kierownika jednostki.
W celu prawidłowego rozliczenia kosztów podróży muszą być one przewidziane w budżecie projektu. Do kosztów podróży zaliczamy m. in.:
- Koszt biletów lotniczych/kolejowych/autobusowych i innych, w zależności od praktyk stosowanych w jednostce w ramach odbywania podróży służbowych przez pracowników. Jeśli w jednostce zwykle są kupowane bilety drugiej klasy, to w ramach projektu też mają być stosowane podobne zasady. Musimy przeprowadzić analizę cenową dostępnych opcji podróży w celu uzasadnienia racjonalnego wydatkowania środków.
- Koszty diety rozliczane są zgodnie z krajowymi przepisami oraz regulaminem podróżowania, który obowiązuje w jednostce.
- Koszt noclegu ponosimy zgodnie z zasadą racjonalnego i oszczędnego wydatkowania.
- Inne koszty – udział w konferencji, koszty taksówek, komunikacji miejskiej, koszty innych opłat.
Wszystkie wyżej wymienione koszty powinny być odpowiednio udokumentowane (faktury, rachunki, bilety) i poniesione w czasie trwania podróży, opisane i zatwierdzone pod względem merytorycznym przez kierownika projektu i związane z realizacją konkretnego zadania projektowego.
Najważniejszą zasadą rozliczenia kosztów zakupu innych towarów i usług, oprócz uzasadnienia merytorycznego w ramach zadań projektowych i ujęcia w budżecie, jest odpowiednie stosowanie prawa zamówień publicznych (PZP). Każdy zakup powinien zostać zrealizowany według zasady oszczędnego i racjonalnego wydatkowania zgodnie z krajowymi przepisami oraz zasadami obowiązującymi w organizacji. Faktury na zakup towarów i usług wymagają opisu przez kierownika projektu i przypisania do konkretnego zadania projektowego, zatwierdzenia merytorycznego i formalnie – rachunkowego. Dostawa towaru i usługa muszą być zrealizowane w okresie trwania projektu.
